Como ya se menciona anteriormente en Word se ofrecen una variedad de herramientas otra de estas es la de crear recados, citatorios, etc., los cuales puedes hacer de manera personalizada sin que se tengan escribir uno por uno y evitar, además del ahorro de tiempo.
Los pasos para utilizar esa herramienta son:
1. Crear el documento, con lo que necesito que diga, dependiendo del asunto (recado, permiso, citatorio).
2. Identifico los elementos que se deben cambiar. (ejemplo: nombre, hora, asistencia, etc.)
3. Abro un nuevo documento en Word, inserto una tabla dependiendo de los elementos que necesito cambiar (anteriormente elegidos)y del número de alumnos o a personas a las que se enviara dicho documento, al terminar guardo el documento con en nombre base de datos y se cierra.
4. Regreso a mi documento original: en el menú correspondencia, buscar la opción INICIAR COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA y se selecciona la opción de CARTAS después en ese mismo menú, la opción de seleccionar destinatario y elegir lista existente, se abre una ventana donde se selecciona la base de datos que cree anteriormente. Después se va en ese mismo menú a INSERTAR CAMPO COMBINADO y voy cambiando cada elemento (antes identificado como nombre, hora, asistencia, etc.) al documento original.
5. Copeo mi documento modificado y lo pego las veces que sea necesario, de acuerdo a las personas o alumnos a quienes se les va entregar.
6. Se vuelve a ir al menú correspondencia y se da la opción de FINALIZAR Y COMBINAR, se abre una ventana en donde se elige la opción todo y aceptar.
7. Para que no se repitan los nombres o elementos se debe buscar la opción de REGLA y elegir próximo registró y así aparece solo una vez el nombre de la persona.
8. Finalmente se abre de manera automática un nuevo documento donde, aparecen todos los documentos que necesito, evitándome el escribir uno por uno o personalizar cada uno y el ahorro de tiempo.
8. Finalmente se abre de manera automática un nuevo documento donde, aparecen todos los documentos que necesito, evitándome el escribir uno por uno o personalizar cada uno y el ahorro de tiempo.
Nota: se deben registrar en la base de datos correctamente sin faltas de ortografía, para evitar errores en el documento.
A continuación se muestra un ejemplo para su ejecución:
Esta herramienta también puede ser utilizada para crear tarjetas o invitaciones para una gran cantidad de personas el procedimiento es el mismo solo con algunas variantes:
1. Crear el documento, con lo que necesito que diga (invitación, tarjeta navideña, 14 de febrero) pero debe de ser en una tabla (dos columnas y cuatro filas), debo de insertar antes una imagen para colocar arriba de esta el texto.
2. Identifico los elementos que se deben cambiar. (Ejemplo: nombre, hora, asistencia, etc.)
3. Abro un nuevo documento en Word, inserto una tabla dependiendo de los elementos que necesito cambiar (anteriormente elegidos)y del número de personas a las que se enviara dicho documento, al terminar guardo el documento con el nombre base de datos y se cierra.
4. Regreso a mi documento original: en el menú correspondencia, buscar la opción INICIAR COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA y se selecciona la opción de CARTAS después en ese mismo menú, la opción de seleccionar destinatario y elegir lista existente, se abre una ventana donde se selecciona la base de datos que cree anteriormente. Después se va en ese mismo menú a INSERTAR CAMPO COMBINADO y voy cambiando cada elemento (antes identificado como nombre, hora, asistencia, etc.) al documento original.
5. Copeo mi documento modificado y lo pego las veces que sea necesario, de acuerdo a las personas o alumnos a quienes se les va entregar en cada columna de la tabla.
6. Se vuelve a ir al menú correspondencia y se da la opción de FINALIZAR Y COMBINAR, se abre una ventana en donde se elige la opción todo y aceptar.
7. Para que no se repitan los nombres o elementos se debe buscar la opción de REGLA y elegir próximo registró y así aparece solo una vez el nombre de la persona.
8. Finalmente se abre de manera automática un nuevo documento donde, aparecen todos los documentos que necesito, evitándome el escribir uno por uno o personalizar cada uno y el ahorro de tiempo.
8. Finalmente se abre de manera automática un nuevo documento donde, aparecen todos los documentos que necesito, evitándome el escribir uno por uno o personalizar cada uno y el ahorro de tiempo.
Nota: se deben registrar en la base de datos correctamente sin faltas de ortografía, para evitar errores en el documento.
A continuación se muestra un ejemplo para su ejecución:
